FOCUS

Le informazioni segrete

Costituiscono oggetto di tutela le informazioni aziendali e le esperienze tecnico-industriali, comprese quelle commerciali, quelle relative all'organizzazione, quelle finanziarie, in altre parole il know-how aziendale, soggette al legittimo controllo del detentore, ove tali informazioni:

1. siano segrete, nel senso che non siano, nel loro insieme o nella precisa configurazione e combinazione dei loro elementi, generalmente note o facilmente accessibili agli esperti ed agli operatori del settore;
2. abbiano valore economico in quanto segrete;
3. siano sottoposte, da parte delle persone al cui legittimo controllo sono soggette, a misure da ritenersi ragionevolmente adeguate a mantenerle segrete;
4. riguardino dati relativi a ricerche, prove o altri dati segreti, la cui elaborazione comporti un considerevole impegno ed alla cui presentazione sia subordinata l'autorizzazione dell'immissione in commercio di prodotti chimici, farmaceutici o agricoli implicanti l'uso di sostanze chimiche.

Va ricordato che i diritti di proprietà industriale (brevetti, know-how, marchi e modelli) e intellettuale (diritto d'autore) costituiscono risorse fondamentali per qualunque impresa. Questi diritti vanno protetti di volta in volta con gli strumenti idonei e salvaguardati nel tempo al fine di garantirne l'integrità ed il valore.

Il know-how, uno dei diritti più rilevanti, che permea l'impresa in ogni sua parte, purtroppo non è sufficientemente considerato dalle imprese le quali si accorgono del suo valore solo quando si verificano asportazioni improprie o furti. Va poi ricordato che, con l'estensione dell'informatizzazione, i sistemi informatici fissi e mobili vanno organizzati in relazione alla gradualità dell'accesso, alle password, al trasferimento ed all'utilizzo fuori sede.

Le informazioni segrete possono riguardare sia informazioni puntuali che il sapere tecnico, il sapere tecnologico, quello commerciale e quello gestionale sicché è l'impresa che, di volta in volta, deve valutare quale sapere proprio esso ritiene utile mantenerle segreto ai fini concorrenziali.

La norma prevede che sia il titolare delle informazioni, che si ritiene debbano essere mantenute segrete, a classificarle come tali ed a rendere evidente, per tutti coloro che a vario titolo ne vengono a contatto, che tali informazioni devono essere considerate segrete. È di tutta evidenza che una classificazione generalizzata che pone come segrete tutte le informazioni fa perdere di valore a tale indicazione. È quindi necessario che ci siano regole comuni, note a tutti i componenti di una struttura, e che i documenti che rientrano in tali regole siano denominati e sempre classificati, fin dall'origine, come tali da chiunque li emetta o li riceva per la loro controllata distribuzione.

Quando si deve fornire a terzi indicazioni relative alla propria tecnologia, è sempre opportuno, non soltanto tenere di volta in volta una relazione di chi era presente e di cosa è stato detto, ma anche che i terzi firmino uno specifico accordo di riservatezza. un tale accordo tuttavia risulta di poco valore se non si tiene un diario preciso degli incontri, delle persone di volta in volta incontrate, degli argomenti discussi, del materiale fornito, ecc. La migliore soluzione è quella, a margine di ogni incontro, di stilare una relazione dettagliata da far firmare ai presenti. Una raccolta sistematica del tutto è essenziale. Le imprese organizzate, oltre ad un fattivo sistema di controllo della non disseminazione del proprio sapere, dispongono anche di procedure normalizzate e di manuali che contengono le indicazioni comportamentali valide per tutti i collaboratori dell'impresa.

In un'impresa i documenti che contengono informazioni riservate, ovvero know-how aziendale, non dovrebbero mai circolare, neppure come bozza, senza la clausola di riservatezza. Così i disegni, anche se abbozzati, non dovrebbero essere messi su supporto cartaceo, o inoltrati, senza il cartiglio aziendale che deve contenere la clausola di proprietà e riservatezza.

In breve

1. I disegni, gli schizzi, i progetti e gli studi devono essere sempre riportati su carta dell'impresa con cartiglio dell'impresa in cui dovrà essere presente una clausola di proprietà e riservatezza del tipo: "Documento riservato di rilevante valore economico, di proprietà della (nome impresa) - vietata la riproduzione e/o divulgazione, anche parziale, a terzi, senza l'autorizzazione scritta specifica della direzione (nome impresa)".
2. Se vengono trasmetti o allegati disegni, schizzi, progetti o studi, detti devono essere sempre richiamati su un documento accompagnatorio intestato ove è presente la scritta, "DOCUMENTI RISERVATI" nel caso in cui il terzo debba fornire particolari per la prototipazione, offerte, indicazioni di progetto o costruttive. Tale dicitura deve essere presente anche nei documenti aventi veicolazione riservata o specialistica interna.
3. Nel caso in cui si discuta con un terzo gli si trasmettono informazioni, si deve redigere sempre un rapporto con indicati i presenti e in dettaglio gli argomenti trattati.
4. Se vengono fatti eseguire disegni, studi, progetti o altro da terzi, detti devono eseguire il loro operato su carta dell’impresa.
5. Se viene incaricato un esterno di creare un software si deve avere l’attenzione di chiarire che il software è comunque di proprietà dell’impresa e che oltre al software devono essere consegnati i codici sorgente, ciò indipendentemente dal fatto che la manutenzione sia affidata lui o meno. Se viene affidata a un terzo, questi deve fornire di volta in volta i codici sorgente aggiornati. Il tutto deve risultare da atto scritto.
6. Nel caso l'impresa faccia eseguire progetti, disegni, studi, macchine speciali o altro, da un terzo, nel contratto di incarico si deve sempre indicare che il compenso pattuito è omnicomprensivo, ossia che sono inclusi tutti e qualunque compenso, anche relativo al risultato, che spettasse al terzo in forza dell'esecuzione dell'incarico. Nel caso in cui l'incarico al terzo comprenda la realizzazione di una macchina, un impianto o un'attrezzatura particolare per le esigenze dell'impresa, macchina o altro che non esiste e che deve essere studiata specificatamente per l'impresa, si deve chiarire che nel prezzo è compresa la totale proprietà del progetto e che detto non può essere divulgato o trasmesso a terzi per nessun motivo.
7. In merito al personale interno che direttamente o indirettamente può portare innovazione (progettisti, appartenenti a R&S, designer, ecc.) è sempre utile stipulare accordi scritti in merito alla segretezza del sapere aziendale.
8. Nei varchi di entrata ove il personale timbra il cartellino, e nei luoghi di ristoro, è opportuno siano presenti cartelli che richiamano alla segretezza del sapere aziendale.
9. Là ove sia presente un sistema di archiviazione ed elaborazione dati centralizzato è opportuno che detto sistema sia dotato di software rilevatore di acquisizioni improprie di materiale archiviato.
10. Nessun collaboratore dovrebbe essere autorizzato a portare lavoro a casa, né alcunché appartenga all’impresa. Nel caso in cui collaboratori debbano viaggiare con file di materiale archiviato, è opportuno che detti file siano presenti su specifiche chiavette che siano apribili solo in presenza di precise parole-chiave associate a specifici elaboratori anche portatili, e non lascino nell’elaboratore parte alcuna del loro contenuto.